1、越南发货厂商在订舱出口货物时,应按订舱出口委托书内容进行填写，将填写好的托运单传真或邮寄至，也可通知公司跟单员领取。托运单上必须注明下列事项：
托运人、收货人、通知方、目的港、箱型、箱量、件数、毛重、尺码、运费条款、货名、其它要求如熏蒸、报关、报验等等。
2、如果您与船公司或无船承运人有协议运价，请同时与船公司的运价确认件
3、出口整箱业务员在接受出口业务订舱时,会了解委托书的各项内容,并确认是否能满足您的要求，如能满足，按照您托单上的要求配船，并将预配信息给您。如不能满足您托单上的要求，也会及时告知您。
4、在舱位得到确认后，业务员会通知您准备有关的报关单据，同时，请您告知业务人员集装箱是进仓还是拖箱。
5、如越南发货厂商货物是进我司仓库内装箱，请按发给越南发货厂商的进仓单进仓。进仓单上会注明进仓编号、仓库地址、联系电话、联系人、进仓期。请越南发货厂商务必按进仓编号，在进仓期以前进仓。如果在进仓期以后进仓，将不能保证越南发货厂商货物如期出运。
6、如越南发货厂商货物需做门到门运输，请在装箱48小时以前通知配载人员具体地点、时间及装箱联系人，以保证按时到达装箱地点。
7、海关的截关期为开船前一天上午10点。此时越南发货厂商货物应当装箱完毕并已进入港区指定位置。
8、会在装船前一天将提单确认件传真给越南发货厂商，如提单由船公司缮制，会在收到船公司的提单确认件后立即传真给越南发货厂商。请越南发货厂商尽量在装船以前确认回传，以免额外更改费的支出。开船以后，一般在收到越南发货厂商提单确认件后一个工作日内签发提单并派送快件或跟单人员。
9、可以为越南发货厂商办理倒签、预借提单手续，但是须按所配船公司或无船承运人的规定进行。
10、会在快的时间内将核销退税单证退给越南发货厂商，除内支线外一般10天左右就可办妥。
