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实施编码的原则
(1)尽量采取数字
尽量采用数字，可使键盘输入时的操作效率提高。也避免数字与某些英文字母因形状类似，而易产生混淆的情形。如果非用英文字母，则英文字母固定安排在编号的前几码，且位数一致。
(2)分类的一般原则
编码可以简单反映分类，分类的一般原则是大分类号在前，小分类号在后，依序排列，总体的层次不超过三层。例如编料号时，可以第一、二码表示大分类号，第三、四、五码表示中分类号，第六、七码表示小分类号，之后则以三位码的流水号进行编号。日后如有新增数据，只要在相应位码插入即可。
(3)编码的属性变化
如果数据的属性发生变化，则绝不可以将其放入到编码规则之中。例如员工所属的部门也纳入到编码的属性中。
三、实施编码的步骤
3.1 成立专业团队
尽量选择企业中对部门业务熟悉，且有丰富工作经验的人员组成专业团队。这些专业人员要熟悉工厂目前现有的数据情况、业务流程和业务情况：只有熟悉业务，才能结合ERP软件设计出符合工厂实际需要的数据蓝图规划。不然，在上线后才发现原先定的方案不对，再重新进行数据定义，那时。带来的后果是相当严重的，甚至导致系统下线。数据的规划必须依赖于蓝图规划。专业人员要细心，要有韧劲。由于数据的编制工作是一项长期复杂的枯燥的工作，挑选出的人选一定要能承担这个压力，耐得住性子。专业人员的业务能力要强，很多数据整理工作是一项重复性的工作，应会利用IT技术，开发一些小程序，减轻重复性的工作，可以使数据工作事半功倍，也能提高数据的准确率。
参与编制物料代码的部门，要涉及到技术、采购、制造、销售、财务等部门。一般以技术部门为主，但各相关业务部门都要参加。原因是当编码很多时，均与实际业务有联系，各部门的意见及相关的建议都很重要。多听取各方面的意见，才能做出一个考虑周全的方案。确定方案后.参与的各个部门的项目组成员也相当于一个传播者。由这些成员向部门进行代码的解释和贯彻会更快捷，也可节省时间，部门之间的沟通也会比较容易。
3.2配合ERP项目的蓝图规划
(1)按企业运行状况进行数据梳理和规划，了解这些数据之间的连接关系，评估数据量的规模，对数据采集的复杂度和工作量应有比较清晰的了解。并以此评估所需人力资源的配备和所需花费的时间。整理五千条和五十万条的数据量，要采取不同的数据整理策略。
(2)有些物料代码以目前的基础数据无法正确填写，可以暂时不在SAP中进行管理，关键是要确保进入到SAP的数据的准确性和录入的及时性，以及为未来留有可扩展编制的空间。
3.3 物料的分类
(1)按物料使用地的性质不同，将所有的物料分为生产性物料和非生产性物料两类，生产性物料又分为成品、半成品和原材料，原材料又分为无图号原材料和有图号原材料。非生产性物料也分为有图号的和无图号的。无图号原材料内又可分为黑色金属、有色金属、配套件、小配套、紧固件、化工材料、绝缘材料、电线电缆、焊接材料、辅料、产品备件、包装材料等。有图号原材料内也可分为有图号配套件、铸锻件、其他材料。非生产性物料分为外购工具、机械备件、电气备件、基建材料、安环材料、汽配物资、办公用品、其他等。
(2)要注意采购单位、库存单位、销售单位的区别。对于离散型企业的物料，更要注意的是采购单位和库存单位。在SAP中，一般以发料Zui小的单位为基本单位，通常以库存单位来作为其基本单位。尤其要注意采购单位和基本单位的差异。应提前制定基本单位和采购单位的换算关系。通常遇到的情况有：螺丝、螺母，采购以箱、盒、公斤为单位的，发料的基本单位是以件为单位的。油或液体之类的物料，发放时是以升作单位，采购时却以桶为单位。需建立各种单位之间的换算关系，使系统能进行自动换算。对于规格不同的物料或者品牌不同的物料，价格有会差异，从成本核算的角度考虑，还是建议应用不同的物料管理，以避免核算差异，便于成本控制。
四、流程管理
物料的数据管理和运行中的物料流程的维护，需要仔细地考虑周全。系统数据管理的原则是要保证同一类的物料编码，只能有一个出口，并要对编码进行有效控制，防止重复和一物多码的现象发生。从数据维护的角度考虑，通常采用2种主要类型的维护模式，1种是集中式，即所有的数据都从同一的渠道录入；另1种是分布式，即所有相对应的数据由相关各个职能部门的专业人员维护，例如采购部门维护物料的采购视图，制造部门维护MRP视图，技术部门维护基本视图，销售部门维护销售视图等等。这2种方式各有利弊，企业要根据其类型、规模、基础数据、管理水平、执行力、部门职能等各个角度去权衡采取那种数据维护模式。